Любое руководство по тайм-менеджменту советует избегать многозадачности. «Жонглирование» делами часто сопровождается хаосом и стрессом. Но даже в таких условиях можно грамотно и эффективно выстроить работу. Мы подобрали советы для тех, чья профессия требует постоянного переключения между задачами.
План — всему голова
Написание отчёта прерывается рабочим созвоном, появляется новая срочная задача, а потом и вовсе коллегам понадобилась ваша помощь. Может показаться, что в таких условиях вообще бесполезно что-либо планировать. Какой в этом смысл, если предугадать всё невозможно? На самом деле, даже примерный список дел принесёт пользу. Планирование сокращает количество новых задач, а значит, снижает уровень стресса.
Представьте, что у вас есть целый день для решения десяти различных задач. Без чёткого плана каждая из них будет казаться новым вызовом. Однако, если вы заранее определите хотя бы половину дел, у вас окажется пять привычных, которые можно решить без лишних усилий, и пять новых, требующих вашего внимания.
Также не стоит уходить в крайность, расписывая свой день по минутам. Составьте предварительный список дел, который пополните новыми задачами по мере их появления. Это станет вашей стойкой опорой в рабочей неразберихе.
Приоритет
Отсутствие иерархии в планах называют главной ошибкой в режиме многозадачности. Часто сотрудники просто выполняют задачи в порядке их появления, не думая о их последовательности.
Дела не бывают равнозначными — одни можно откладывать без последствий, другие же нужно выполнить, несмотря ни на что. Чтобы к концу дня решить ключевую проблему, следует выстраивать работу вокруг приоритета. Определите, что сегодня является самым важным, и возвращайтесь к этому снова и снова, вплоть до полного завершения.
Выполнив основную задачу, определите следующую по важности и постройте свою работу вокруг неё. В таком случае вы успеете сделать всё необходимое.
Не запоминайте, а записывайте
Из-за частых переключений люди иногда забывают, какие дела они собирались выполнить или уже начали делать. Из-за этого появляется череда незавершённых и потерянных задач.
Не принимайтесь за работу, которая не внесена в список. Если появляется новое поручение, обязательно запишите его, а уже потом приступайте к выполнению. Когда на это нет времени, зафиксируйте задачу сразу же, как только появится возможность.
Отмечайте все задачи, которые берёте в работу. Если пользуетесь бумажным списком, их можно помечать точкой. В электронном ежедневнике удобнее использовать специальный тег, например «в работе».
Концентрация
Во время работы мы часто отвлекаемся на мессенджеры или просматриваем соцсети под предлогом «а вдруг сообщат что-то важное». Учёные объясняют такое поведение либо прокрастинацией, либо желанием сотрудника чуть-чуть отдохнуть.
Если у вас истекает дедлайн, смело закрывайте все вкладки с соцсетями и не реагируйте на звуковые оповещения в телефоне. Отвлекайтесь только на звонки — ведь если случится что-то важное или срочное, вам непременно позвонят. А остальное точно сможет подождать час или два.
Например, вы можете пить кофе и писать отчёт. Однако если вы будете делать доклад и обдумывать важное письмо, то одно из этих занятий обязательно будет в ущерб другому. Насколько бы развиты ни оказались навыки многозадачности, важно уметь концентрироваться на одном деле и доводить его до конца, прежде чем переходить к следующему.
Закрытые списки
Прогресс во время многозадачности почти не ощущается.
«Как только я выполнил одну задачу, сразу же прилетает новая. Нет ощущения завершённости дела. Снижается мотивация», — отмечают многие работники.
Вернуть желание к работе можно с помощью закрытых списков, таких, в которые не добавляют новые задачи.
К примеру, утром вы написали план и решили его «закрыть». Если в течение дня у вас появятся срочные задачи, их следует отправить в дополнительный список на сегодня. Так, вы всегда будете видеть прогресс, даже если работаете в условиях многозадачности.
Свести переключения к минимуму
Многозадачность часто становится препятствием на пути к высокой производительности. Первое, на что стоит обратить внимание, — это то, что значительная часть рабочего времени уходит на переходы между различными задачами, требующими мгновенного внимания. Второе — подобные переключения мешают человеку сосредоточиться и углубиться в выполнение конкретных дел.
Полностью проблему устранить не получится, но можно значительно сократить количество переходов:
- При разработке расписания на день старайтесь объединять схожие задачи в группы. Например, вы можете выделить отдельный блок для всех телефонных звонков: рассматривайте как рабочие консультации, так и обсуждения с клиентами. Также объедините и задания, связанные с текстами, в одну секцию.
- Если новая задача требует вашего внимания, проанализируйте, можно ли выполнить её совместно с другими похожими. К примеру, обрабатывая почту, можно одновременно проверить и ответить на сообщения, касающиеся той же темы.
- Когда задача требует полного переключения на совершенно иной режим работы, разумнее отложить её до более подходящего момента.
Эти методы можно сделать более эффективными с помощью автоматизации. Используя электронный планировщик, создайте специальные теги для различных категорий задач. Так вы быстро найдёте нужное в вашем списке дел.
Тренируйтесь
Навыки многозадачности не являются чем-то сверхъестественным. Их вполне реально развить.
Умение быстро переключаться с одного дела на другое требует высокой концентрации внимания. Этот навык можно улучшить с помощью специальных приложений и онлайн-игр. В интернете вы без труда найдёте множество тренажёров, направленных на развитие когнитивных способностей. Ещё она хорошая тренировка для мозга — чтение книг. А лучшим способом развития памяти по-прежнему считается заучивание стихов.
У многозадачности есть как плюсы, так и минусы. Эффективной и быстрой работе часто присущи стресс, ошибки и эмоциональное выгорание. Чтобы избежать негативных последствий, автоматизируйте процессы и старайтесь сокращать переключения между делами.
